フォルダを共有する

フォルダを共有する

このページでは、資料管理でのフォルダの共有方法、共有フォルダを活用して複数資料をまとめて共有する方法を解説します。

フォルダの作成手順や資料の格納方法は、以下をご確認ください。

< 目次 >
■ 共有フォルダとは
 - 共有フォルダ内の資料の共有先について
 - 共有フォルダに格納できる資料
 - 共有フォルダに格納できない資料
 - 共有フォルダと共有していないフォルダとの違い
■ フォルダを共有する手順
 - フォルダの共有先・説明文変更/共有を解除する手順
■ 共有フォルダを活用して複数資料をまとめて共有する
■ よくあるお問い合わせ



■ 共有フォルダとは
資料管理で作成したフォルダは、他のユーザーに共有することができます(※1)。
フォルダを共有することで、格納されている資料を他のユーザーが閲覧したり、商談中に資料共有することができます。

(※1) 共有を受けることができる他のユーザーは、資料の「共有可能な範囲」内までとなります。
「共有可能な範囲」は、管理者/組織管理者ユーザーにて設定が可能です。詳しくは、以下をご確認ください。


共有先は組織単位でのみ設定が可能となります。
共有先をユーザーごとに設定することはできません。



- 共有フォルダ内の資料の共有先について
共有フォルダ内に格納された資料は、以下のタイミングでフォルダの共有範囲と同じ共有先に変更されます

資料を共有フォルダに格納した
フォルダを共有状態に変更した

※ 資料を共有フォルダから外すことで、資料の共有状態は解除されます
※ フォルダ共有時、他ユーザーから共有された資料がフォルダに入っていた場合は、自動的にフォルダから外れます。
※ 共有フォルダ内に格納された資料は、資料ごとに共有先の変更や共有解除をすることが可能です。




- 共有フォルダに格納できる資料
共有フォルダに格納できる資料は、以下となります。

一般権限ユーザー
自身が共有している資料

管理者/組織管理者ユーザー
自身が共有している資料
他のユーザーが共有している資料
※ ただし格納状況は、格納を行った管理者ユーザー本人以外には反映されません。




- 共有フォルダに格納できない資料
共有フォルダに格納できない資料は、以下となります。

一般権限ユーザー
他のユーザーが共有している資料
他のユーザーの共有フォルダ内にある資料

管理者/組織管理者ユーザー
他のユーザーの共有フォルダ内にある資料




- 共有フォルダと共有していないフォルダとの違い
共有していないフォルダには、他ユーザーから共有されている資料も格納することができます。
共有していないフォルダはユーザー単位で管理するものであるため、フォルダが他のユーザーに反映されることもありません。




■ フォルダを共有する手順
手順①
該当のフォルダをマウスオーバーすることでで表示される[共有する]をクリックします。

手順②
「共有する」トグルをONにします。

手順③
共有する組織を選択し、必要に応じて説明を追加後、[保存する]をクリックすることで共有状態となります。



- フォルダの共有先・説明文変更/共有を解除する手順
フォルダの共有先や説明文を変更したい場合、または共有を解除したい場合には、該当のフォルダをマウスオーバーすることでで表示される[共有中]ボタンをクリックし編集を行ってください。




■ 共有フォルダを活用して複数資料をまとめて共有する
複数資料をまとめて共有したい場合には、以下2つの方法にて共有が可能です。

該当の資料を格納後に、フォルダを共有状態にする
共有フォルダを作成し、該当の資料を格納する

※ 資料の共有先は、フォルダの共有先に準じて変更されます
※ 資料の共有先は、共有後・格納後に個別に変更や共有解除することが可能です。



■ よくあるお問い合わせ
- 他ユーザーが共有しているフォルダに資料を入れたい時は?
他のユーザーが共有しているフォルダに、自分が編集権限を持つ資料を格納することはできません。
下記いずれかの方法にて可能となります。

資料の編集権限をフォルダの持ち主に変更し、フォルダに格納してもらう
フォルダの編集権限を自分に変えてもらい、フォルダに格納する

編集者の変更に関しては、以下ページをご確認ください。

- どこを見れば編集権限を持っているユーザーがわかるの?
資料一覧で「編集者」欄をご確認ください。




当ページの内容にご不明点がある場合は、チャットサポートまでご連絡ください。


■ 関連ページ
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最終更新日:2022/02/26