組織管理における資料管理方法

組織管理における資料管理方法

組織管理機能では、組織ごとに資料の「共有可能な範囲(※)」を設定でき、所属ユーザーはその範囲内のみで資料共有が可能となります。

(※)
資料の「共有可能な範囲」の設定は、管理者および上位組織の組織管理者のみが設定可能となります。
管理者ユーザーは、環境内全ユーザーの資料を閲覧することが可能です。

<目次>
■ 資料の「共有可能な範囲」の設定方法
■ 「共有範囲な範囲」設定時の注意点
■ 資料の共有範囲の選択例
■ 資料の編集者(所有者)の変更


■ 資料の「共有可能な範囲」の設定方法
管理者と組織管理者では、設定がおこなえる対象の組織が以下のように異なります。

管理者:
全組織に対して設定可能
組織管理者:
自身が所属する組織の配下組織のみ設定が可能
自身が所属する組織の設定は変更できません

設定手順は、以下をご確認ください。

手順①
[管理者メニュー][組織管理]を開き、設定を行う該当の組織をクリックします

手順②
[資料管理]タブを選択し、資料管理の共有可能な範囲の[変更]をクリックします


手順③
共有可能な範囲とする組織をクリックし、マークを付与します。
(※ 共有範囲の選択例は、後述の「■ 資料の共有範囲の選択例」をご参照ください。)
組織の選択を完了後、[選択]ボタンをクリックします。


手順④
「共有可能な範囲」に、選択した組織が反映されます。
ページ最下部に表示される[保存]をクリックし、完了となります




■ 資料の共有範囲の選択例
共有可能な範囲選択では、選択した親組織によって共有される範囲が以下のように設定されます。


最上位組織を選択した場合

共有可能な範囲となる組織:全組織




最上位組織から2階層目となる親組織を選択した場合

共有可能な範囲となる組織:営業部配下となる組織すべて(営業1課、営業1課・Aチーム、新規獲得チーム、CSチーム、営業1課・Bチーム、営業2課、営業3課)




2階層目より下階層の親組織を選択した場合

共有可能な範囲となる組織:選択した親組織の配下組織のみ(営業1課・Aチーム、新規獲得チーム、CSチーム)




複数の親組織を選択した場合

共有可能な範囲となる組織:選択した親組織の配下の組織のみ(営業1課、営業1課・Aチーム、新規獲得チーム、CSチーム、営業1課・Bチーム、営業3課)




特定の組織を選択した場合

共有可能な範囲となる組織:選択した組織のみ(新規獲得チーム、営業3課)



子組織の「共有可能な範囲」は、親組織の設定値に準じます。
自組織を資料の共有可能な範囲から外すことはできません。




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最終更新日:2022/05/26