資料アップロードの二段階承認機能について

資料アップロードの二段階承認機能について

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このページでは、資料アップロードの二段階承認機能と操作手順について解説します。


二段階承認機能のご利用設定はベルフェイス社にて行います。
ご希望の場合は、カスタマイズ可能な設定一覧をご確認の上、担当までご連絡ください。


< 目次 >
■ 資料の二段階承認とは
 - 承認者の設定
 - 承認者の確認方法
 - 承認待ちの資料がある状態で承認者が組織を移動した場合
■ 操作手順(申請者・資料をアップロードする側)
 - 資料アップロード~申請完了
 - 承認者を変更したい場合
 - 承認者より差し戻しがあった場合
■  操作手順(承認者側)


■ 資料の二段階承認とは
承認者が各ユーザーのアップロードする資料を事前にチェックすることで、誤った情報公開を防ぎ、よりセキュリティを強化することができます。
※ 承認者自身が資料アップロードを行った場合、承認者を設定する必要はありません。


二段階承認機能がONの場合、承認前の資料はお客さまへ共有ができません。接続中も資料一覧には表示されませんので、ご注意下さい。


- 承認者の設定
資料アップロードの二段階承認者は、以下のユーザーに付与が可能です。

資料のアップロード権限を持つユーザー
承認者は管理者ユーザー/一般権限ユーザー関係なく付与が可能
複数名のユーザーに承認権限を付与することが可能

承認者の設定方法は、以下となります。

既存ユーザー
承認者はベルフェイス社にて設定を行います。
カスタマイズ可能な設定一覧』をご確認の上、担当までご連絡ください。
新規発行ユーザー
ユーザー管理一括操作 にて新規ユーザーを一括発行する場合のみ、承認者権限を設定することができます。
詳しくは、『ユーザー一括登録の操作手順』をご参照ください。



- 承認者の確認方法
管理者ユーザーは、管理画面メニュー[管理者メニュー][ユーザー管理]より、承認権限を持つユーザーを確認することができます。

▼ 管理者から見た、承認権限を持つユーザーの表示例


- 承認待ちの資料がある状態で承認者が組織を移動した場合
承認待ちの資料がある状態で、依頼した承認者が別の組織に移動した場合、該当の資料は以下となります。

申請者と同じ組織に移動した場合
申請者の親組織に移動した場合
最上位組織に移動した場合
→ 変わらず、承認待ちの状態となる

申請者と異なる組織に移動した場合
申請者の配下組織に移動した場合
→ 承認待ちが削除され、下書き状態となる



■ 操作手順(申請者・資料をアップロードする側)
- 資料アップロード~申請完了
手順①
管理画面メニュー[資料管理][新規アップロード] より、資料をアップロードします。

手順②
「承認担当」を選択の上、申請コメントを入力し[申請する(内容確認)]ボタンををクリックします。
※ 申請コメントは300文字以内です

手順③
下記画面が表示されたら内容を確認し、[申請する]をクリック。

手順④
管理画面メニュー[資料管理]にて、該当の資料に「申請中」の表示がされます。
承認者に確認メールが送信されますので、お待ち下さい。



- 承認者を変更したい場合
手順①
管理画面メニュー[資料管理]にて、該当の資料の[申請中止]ボタンをクリックし、[申請を中止する]を選択します。

手順②
「申請中止完了」を確認後、該当の資料は下書きの状態になります。
[編集]ボタンより再度承認者を選択し、申請ください。



- 承認者より差し戻しがあった場合
承認者より差し戻しがあった場合には、メールで通知がされます。

▼ 差し戻しメールの内容

メール内のリンク、もしくは管理画面メニュー[資料管理]から編集をおこない、再度申請して下さい。




■  操作手順(承認者側)
手順①
申請された資料は、以下2つの方法で確認できます。

申請通知メールのリンク から確認する
管理画面メニュー[資料管理] から確認する

< 申請通知メールのリンク から確認する場合>
資料アップロードの承認申請があった場合、申請者が選択した承認者宛にメールにて通知されます。
承認依頼メールの内容は、以下となります。

申請通知メールのリンクをクリックすると、デフォルトで設定しているブラウザが開かれます。
資料の確認は、Google Chrome・Microsoft Edgeのみで可能となりますのでご注意ください。


< 管理画面メニュー > [資料管理]から確認する場合>
管理画面メニュー[資料管理]「承認待ちリスト」内の資料


手順②
申請された資料の内容を確認し、コメントを入力後、[承認する(内容確認)]または[差し戻す]をクリックします。
※ サムネイル画像をクリックすることで、資料の内容を拡大して確認することができます
※ コメントは300文字以内です。
※ 差し戻した場合、申請者に通知メールが送信され、承認者の手順はここまでとなります。

手順③
承認した場合、確認画面で[承認する]をクリックし、承認手順は完了となります。

※ 承認した場合は、承認者と申請者双方に通知メールが送信されます。




当ページの内容にご不明点がある場合は、チャットサポートまでご連絡ください。
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最終更新日:2022/04/08