資料を管理する方法

資料を管理する方法

最終更新日:2020/09/24 Yoshiko Aiba

資料管理の管理方法についてのページです。

【資料一覧の見方】

①編集
自身が編集権限を持っている資料にしか表示されません。
資料の編集権限を誰が持っているか知るには、資料の編集者欄を見ます。



②メールで資料送付
すべての資料に表示されます。資料をURLで共有したい際に使用します。クリックすると資料のタイトル付きの短縮URLが表示されるので、コピーしてメールなどで共有できます。


③共有する
自身が編集権限を持っている資料にしか表示されません。
資料を説明文付きで同じ組織内のユーザー全員と共有することができます。
※共有範囲は全員です。対象ユーザーを絞ることはできません。

共有を開始すると、「共有中」へ表示が変わります。


④編集者変更
自身が編集権限を持っている資料にしか表示されません。
編集権限を同じ組織の他のユーザーに渡すことができます。一度他のユーザーに編集権限を渡してしまうと、戻してもらわない限り、編集・削除はできなくなります。


⑤削除
自身が削除権限を持っている資料へマウスオーバーした際に表示されます。こちらをクリックすることで、資料を削除することが可能です。
※削除した資料は復元することができませんので、ご注意ください。
※共有中の資料を削除した場合、他のユーザーの資料一覧からも削除されます。


⑥ピン留め機能
資料をピン留めする(2019/08/23~)
よく使用する資料はピン留めすることが可能です。
ピン留めした資料は常に上部に表示され、接続中にも反映されます。
※他ユーザーへは反映されません。





⑦説明
他のユーザーから共有を受けている資料にだけ表示されます。編集権限を持つユーザーが、共有をするときに入力した説明文を参照することができます。



【資料をまとめて移動する】

複数資料を一気に移動できます。
移動させたい資料をチェック→[まとめて移動]をクリック→任意の場所へドラッグで移動します。



【資料をまとめて削除する】

複数資料を一気に削除できます。
削除したい資料をチェック→[まとめて削除]をクリックします。
削除が可能なのはご自身に編集権限がある資料のみです。
他のユーザーに編集権限があり、共有を受けているものは削除することができません。



【資料をフォルダにまとめる】

資料をフォルダにまとめることができます。
他ユーザーに共有フォルダで資料をまとめて共有することも可能です。

フォルダの管理はあくまでユーザー単位で行うものであり、フォルダを作成しても他のユーザーに反映されることはありません。
フォルダを削除すると、 中に格納されている自分が編集権限を持っている資料は一緒に削除されます が、 他のユーザーから共有を受けている資料は削除されず、フォルダ外に戻されます